Při podnikání dříve nebo později nastane situace, kdy je potřeba pro konkrétní situaci vytvořit právní dokumentaci. Zpravidla k tomu firmy dochází po zhodnocení, že riziko konkrétní situace je již natolik na pováženou, že je rozumné se k němu postavit čelem a pokusit se ho mitigovat. Riziko může vyplývat buď ze samotné povahy obchodu, identity smluvního partnera nebo třeba z regulace. Je přirozené, že právě v takovou chvíli se vynoří věčná a nesmrtelná otázka provázející přípravy právních dokumentací – „neexistuje na to někde nějaký vzor“? V následujícím článku bychom se rádi zamysleli nad tím, kdy má smysl uvažovat o „vzorech“ právních dokumentací, a kdy je na místě svěřit přípravu dokumentace odborníkům.
Co zvážit při přípravě smluvní dokumentace?
S právním rizikem podnikání je to stejné, jako s většinou jiných rizik v našem životě. Je smutným pravidlem, že v případě, že riziko se nikdy nenaplní, může se zdát, že investice do mitigace rizik byla vyhozená. Kupujeme-li si nové auto, pak investice do nejnovějších bezpečnostních systémů, asistentů, airbagů, pokročilých destrukčních zón apod. je „vyhozená“, pokud se nikdy nestaneme účastníky dopravní nehody. Na druhou stranu, jsou to právě tyto systémy, díky kterým se těmto situacím vyhýbáme. A když už dojde na nejhorší a dojde ke kolizi, jsme zatraceně rádi, že je máme.
A velmi podobně je tomu i u právní dokumentace. Ať už se připravuje právní dokumentace pro nemovitostní transakci, spuštění nové online služby, či pro naplnění požadavků na ochranu osobních údajů, je vždy na místě se alespoň rámcově zamyslet nad riziky, které se snažíte mitigovat. Rizika mají svůj původ zpravidla ve dvou oblastech – v zákonných požadavcích, které určitou podobu právní dokumentace vyžadují a v obchodním vztahu, který má smluvní dokumentace řídit. Jako první krok před rozhodnutím, jak přípravě dokumentace přistoupit, navrhujeme se zamyslet se nad otázkami:
- Stanoví zákon požadavky na vznikající dokumentaci? Jak rychle se tato regulace vyvíjí?
- Jaká všechna rizika obchodní vztah má? Jsem schopen unést negativní následek, pokud tato rizika nastanou?
Stačí mi vzor? Nebo si mám smlouvu nechat napsat?
Vytváření smluvních dokumentů může být časově náročným a komplexním procesem. Pro usnadnění tohoto úkolu se často sáhne po vzorech smluvní dokumentace. Ty představují hotový rámec, který umožňuje efektivnější a jednodušší psaní smluv. Je však dobré se cestou vzoru vydat? Jaké jsou výhody a nevýhody vzorové smluvní dokumentace?
Jaké jsou tedy výhody?
Je neodiskutovatelné, že smluvní vzory přináší okamžitou časovou a peněžní úsporu. Internet je plný smluvních vzorů, které je možné zdarma či za bagatelní cenu stáhnout a využít. Toto je pochopitelně ta nejmarkantnější výhoda, která je hlavní motivací pro volbu cesty smluvních vzorů
Smluvní vzory mohou mít velmi různou právní kvalitu, kterou příjemci bez právního vzdělání mohou velmi obtížně odhalit. Je však možné narazit na kvalitní dokumenty sepsané právními odborníky, které velmi dobře mohou pasovat na konkrétní situace a které správně adresují jak regulační tak vztahová rizika.
A co nevýhody?
Jak jsme uváděli výše, smluvní vzory mohou být sepsány v různé kvalitě, přičemž bez hluboké znalosti konkrétního případu je často obtížné kvalitu vzoru odhalit. Vzory mohou pocházet nejen od odborníků, ale také od osob bez právního vzdělání a pokud dojde na „lámání chleba“, může přijít nepěkné zjištění, že dokument je nekvalitní, neobstojí a nebude sloužit svému účelu.
Je třeba pamatovat na to, že vzory jsou obecně psány tak, aby obecně adresovali potřebu adresátů, ale již nereflektují konkrétní specifika konkrétního obchodního vztahu, anebo nezohledňují specifickou regulaci konkrétního podnikání. Smlouva například může být psána pro obchodní vztah a přitom je jednou smluvní stranou spotřebitel. Nebo vzorové zásady ochrany osobních údajů se týkají zcela odlišných osobních údajů a nezohledňují například předávání dat do ciziny. Příkladů je celá řada.
Vzorové dokumenty mohou být zastaralé a nereflektovat změny právních předpisů. Tato situace je obzvlášť citelná u regulovaných oblastí, jako je ochrana osobních údajů nebo navazování smluvních vztahů se spotřebiteli. V takovém případě může být negativním dopadem nejen špatně nastavený obchodní vztah, ale i veřejnoprávní postih spojený s citelnou pokutou.
V neposlední řadě je velkým rizikem nesprávné použití dokumentace. Nezřídka se stává, že vzorové smluvní dokumentace jsou použity na špatný právní vztah. Nájemní smlouva pro byt se použije na nebytové prostory. Kupní smlouvou pro movitou věc se strany snaží převést vlastnictví k domu. Místo zásad zpracování osobních údajů je uzavřena zpracovatelská smlouva a tak dále. Stejně tak se strany často neubrání tomu, že při použití vzorové smluvní dokumentace popustí uzdu své fantazie a rozhodnou se do ní vpisovat nová ustanovení či existující mazat nebo měnit. Takové zásahy do vzorové dokumentace mohou v lepším případě zásadně změnit fungování smlouvy, v horším ji potom zcela zneplatnit.
Jak se tedy mám rozhodnout, zda využiji vzor nebo smlouvu na míru?
Jak jsme již uváděli v úvodu článku, celé rozhodování o způsobu přístupu k smluvní dokumentaci se točí kolem zvážení rizik a jejich eliminaci, anebo přijetí. Pokud se jedná o bagatelní obchodní vztah bez rizika z prodlení, ve kterém nehrozí nebezpečí v případě, že strany nebudou plnit či ve kterém nehraje roli, zda o vztahu vznikne spor, může být využití vzorů na místě. Stejně tak pokud připravujete dokumentaci pro oblast, na kterou nedopadá veřejná regulace, může se jednat o přijatelné riziko. I v těchto případech ale doporučujeme alespoň zvážit rychlou kontrolu vzoru odborníkem.
Na druhou stranu, chystáte-li se připravovat dokumentaci pro váš hlavní obchodní záměr, chystáte se vstoupit do obchodního vztahu s významným obchodním partnerem či pokud by následky z případného sporu mezi obchodními partnery měly zásadní dopad pro podnikání, je příprava dokumentace na míru rozhodně na místě. V takovém případě je totiž zásadně upozaděna hlavní výhoda využití vzoru, tj. časová a nákladová úspora. Zatímco v krátkodobém hledisku ušetříte na přípravě dokumentace, v dlouhodobém hledisku mohou náklady spojené se spory, ušlými příležitostmi a porušením regulace mnohonásobně převýšit ušetřené prostředky.
Vzory v IT
Zcela specifickou oblastí je využívání smluvních vzorů v oblasti e-commerce, IT a duševního vlastnictví. IT sféra se vyznačuje rychlým vývojem, častými změnami a konstantním příchodem unikátních produktů, vztahů či rizik. Zatímco například nemovitostní transakce, pracovněprávní dokumentace a jiné tradiční oblasti jsou poměrně ustálené a byť se vyvíjí regulace, jejich předmět je v čase relativně stálý, v IT je to jinak.
E-commerce, nástroje pro nakládání s osobními údaji, techniky a způsoby vedení vývoje SW ale i samotné produkty, jako je AI, IoT a jiné se vyvíjí neskutečnou rychlostí a každý rok zde máme nové otázky, rizika či regulace, které je třeba reflektovat. Proto vzory obchodních podmínek, zásad zpracování osobních údajů, servisních smluv apod., které mohou fungovat např. pro jednu IT službu mohou být zcela nepoužitelné pro službu jinou.
Co mi ale hrozí, pokud bude dokumentace špatně nastavena?
Rizik, kterým se nesprávnou právní dokumentací vystavujete, je celá škála a významně závisí na konkrétním právním vztahu. Mezi nejčastější následky však patří následující:
- Spory o obsah vztahu – v případě smluv a obchodních podmínek mohou špatně nastavené dokumenty způsobit, že strany jednoduše neví, jak se ve vztahu mají chovat. To může vést k nejasnostem, prodlením či dokonce rozvázání smluvního vztahu.
- Neplatnost dokumentace – i přestože na smlouvy se hledí spíše jako na platné než neplatné, některé zásadní pochybení mohou vést až k neplatnosti dokumentu. V takovém případě se na dokument může hledět, jako by nikdy neexistoval, což má naprosto kruciální dopad do postavení stran.
- Porušení regulace a pokuty – v případě, že některé náležitosti dokumentu předepisuje právní úprava, potom je nesplnění požadavků spojeno zpravidla s určitou formou sankce – buď významným zhoršením postavení některé ze stran (např. roční lhůta pro odstoupení od smlouvy bez udání důvodu), neplatností smlouvy nebo dokonce nebezpečí uložení pokuty ze strany dozorových orgánů (pozor hlavně na spotřebitele).
- Reputační rizika – v neposlední řadě může mít nekvalitní dokumentace významný vliv na reputaci smluvních stran. Nevyrovnané podmínky, absence podstatných náležitostí, nekvalitní úprava, nejasné povinnosti. To vše je vizitkou smluvní strany a může mít značné reputační dopady.
Závěr – co s tím?
Smluvní vzory mají nepochybně v obchodních i běžných občanských vztazích svoje místo. V případě méně rizikových vztahů šetří čas a peníze a pokud negativní následky spojené s špatně nastaveným vztahem nepřevyšují úsporu spojenou s využitím vzorů, je jejich využití relevantní variantou. To vše za předpokladu, že strany jsou schopny rizika a následky kvalifikovaně posoudit.
Pouštíte-li se však do významných obchodních transakcí, spouštíte kritickou službu či jste nuceni vyhovět přísné právní regulaci, je na místě svěřit přípravu dokumentace odborníkům. Byť se může zdát, že se jedná o nákladné řešení, v dlouhodobém měřítku se může jednat o rozhodnutí, které vám zachrání nejednu vrásku na čele, či dokonce celý business.
